„LIDÉ MUSÍ VĚDĚT NEJEN CO MAJÍ DĚLAT, ALE TAKÉ PROČ, JAK A JAKÝ PŘÍNOS BUDE JEJICH PRÁCE MÍT.“

Procesní management pomáhá odhalovat v organizaci neefektivnosti, slabá místa a duplicitní činnosti a identifikovat potenciál na jejich odstranění a dosahování trvalých úspor a zlepšení.

Procesní pohled na organizaci nabízí managementu jasně vyčíslitelnou podporu pro přijímání rozhodnutí, výběr alternativ produktů a služeb, identifikaci vhodných skupin zákazníků a rozhodnutí. Řídící pracovníci jsou často nuceni řešit následky selhání někoho jiného nebo systému. Tato situace je většinou způsobena omezenými pravomocemi na nižších úrovních řízení. To má za následek přesouvání stále více rozhodovacích procesů do vyšších úrovní. Manažeři jsou tak nuceni preferovat operativní problémy. Proto dochází k situacím, kdy řeší taktická a strategická rozhodnutí podobným způsobem, jakým řeší každodenní operativu.

Procesní management navrací zodpovědnost a příslušné pravomoci zpět tam, kde mají být, tedy na výkonná funkční místa.  Procesní orientace vyžaduje konkrétní zodpovědnost po konkrétních lidech, a pokud možno ve všem, co tito lidé dělají.

Procesní model definuje činnosti, což je nutná podmínka pro to, aby se začal plánovat a měřit výkon každého jednotlivce na reálném a smysluplném základě.

Trendem dnešní doby je upouštění od funkčního uspořádání, které je postupně nahrazováno procesní orientací.

Postup tvorby procesní organizace se skládá s následujících pěti etap:

ETAPA 1: Vytvoření týmu procesní organizace a harmonogramu projektu
Vytvoření toho týmu probíhá ve dvou krocích:

• Výběr vhodných pracovníků pro obsazení klíčových funkcí v projekčním týmu. Je třeba nezapomínat, že členy týmu jsou prakticky všichni řídící pracovníci podniku.
• Jmenování příslušných pracovníků do projekčního týmu.

Projekční tým má následující strukturu:

• Úzký projekční tým
  • sponzor projektu,
  • project manager,
  • majitelé procesů,
  • správci procesů,
  • analytici procesů.
• Rozšířený pracovní tým

ETAPA 2: Analýza stávajícího stavu organizace
Analýza současného stavu organizace podniku je z celého procesu zavádění procesní organizace nejnáročnější etapou. Tato náročnost tkví v tom, že se celá organizace podniku musí zmapovat, popsat a namodelovat, tzn. musí se provést popis a namodelování:

• Celé útvarové organizace a to až do úrovně jednotlivých dílčích pracovníků,
• Veškeré datové a dokumentační základny podniku včetně vytvoření datového modelu podniku do příslušné podrobnosti.
• Cílů, jejich kritický faktorů plnění a vazeb cílů na příslušné procesy.
• Vytvoření základních funkčních stromů příslušných procesů a jejich popis na úroveň nutných atributů.
• Vytvoření modelů procesů do příslušné úrovně (hloubka úrovně se rozlišuje podle potřeb konkrétního procesu a podle specifik příslušného podniku). Provázání jednotlivých procesů s organizačními jednotkami (funkčními místy) a s příslušnými daty (cluster, entita, apod.) a dokumenty.

Analýza stávajícího stavu organizace se skládat z těchto nezbytných kroků:

• Rekapitulace strategie.
• Tvorba konvencí modelování.
• Definice procesního stromu.
• Definice a vymezení vazeb a interface mezi jednotlivými procesy.
• Vzájemná konsolidace cílů a procesů .
• Popis a namodelování procesů včetně jejich atributů, tj. vytvoření komplexního modelu.
• Analýza komplexní modelu na základě aplikace metod jako, např. Business Proces Reengineering (BPR), Balance Scorecard (BCS), simulace, Theory of Constraints - teorie omezení (TOC), Benchmarking, a další..
• Formulace kritických (slabých) míst v procesech, případně kritických procesů.

ETAPA 3: Optimalizace procesů SBU podle kriteriální funkce
Základní optimalizace procesů tzv. průběhová optimalizace se provádí v rámci analýzy a popisu stávajícího stavu organizace podniku.
V rámci optimalizace procesů podniku se definují varianty cílových procesů. Výchozí bázi definování variant cílových procesů tvoří SWOT analýza a v rámci této analýzy stanovená kritéria pro hodnocení výkonnosti a efektivity dosavadních procesů podniku. Na základě váhového porovnání hodnot kritérií, které přinášejí jednotlivé navržené varianty nových procesů, se provádí výběr nejvhodnější varianty.
Z navržených cílových procesů je poté vypracována odsouhlasená struktura organizace, která se dokumentuje formou organigramu. Rovněž jsou stanovena organizační opatření k zajištění nových cílových procesů.
ETAPA 4: Definice a implementace nové procesní organizace
Jsou-li vytvořeny a definovány cílové procesy a cílová organizační struktura (útvarová) podniku dojde k definování celé procesní organizace v rámci podniku. Tato fáze probíhá tak, že se s novou procesní organizací a s důsledky, které z ní vyplývají, seznámí všichni zaměstnanci. Následně se začnou jednotlivé změny implementovat do života podniku. Implementace procesní organizace většinou probíhá v zavádění přijatého a schváleného řešení pro jednotlivé oblasti procesů.
ETAPA 5: Pravidelná verifikace implementované procesní organizace
Na etapu definice a implementace procesní struktury bezprostředně navazuje etapa kontroly a verifikace procesní organizace, ve které jsou cílové procesy zkoumány se zřetelem na přijaté a předpokládané cíle podniku. Podstatné údaje pro vyhodnocení procesní organizace, její plnění a dosažení přijatých cílů podniku lze získat přímo ze IS. Například systémy workflow poskytují vyhodnocení průběžných dob, vytížení kapacit a nákladů na podporované procesy.
Z pravidelné kontroly úspěšnosti se iniciují opět opatření k úpravě procesů podniku a příslušných řešení IS. Cílem je kontinuální zlepšování procesů (Continous Process Improvement).

Implementace procesní organizace je určena pro jakékoli (malé, střední, velké) firmy všech odvětví, které si uvědomují, že se stává jedinou jistotou úspěšných a prosperujících firem fakt, že se musí neustále vyvíjet a velmi pružně reagovat na vnější, ale i vnitřní vlivy a impulsy, které na firmu působí, čili to, že se musí neustále měnit a přizpůsobovat a tuto schopnost poskytne firmě právě procesní organizace.

Máte-li zájem získat více formací, či nám položit jakýkoliv dotaz týkající se tohoto tématu, kontaktujte nás prosím prostřednictvím formuláře pod tímto textem, nebo telefonicky. Telefonní čísla na náš tým naleznete v sekci Kontakty.